工作郵件總是沒人回?你可能犯了這些錯誤

TECH2IPO 於 29/10/2015 發表 收藏文章

創見乾貨:每天,數以百萬計的郵件在工作領域穿梭,但是你能保證每封郵件都被打開仔細查閲了嗎?實際上,很多人對自己為什麼發郵件,發郵件要達到哪些目的等都沒有清晰的概念。下面我們一起來看看如何規避工作中一些常見的誤區。

伴隨着微博、微信等各類社交媒體的興起,郵件這種溝通方式看起來已經落伍,「郵件將死」等各類言論也不絕於耳。然而事實真的如此嗎?市場研究公司 The Radicati Group 一份報告顯示 2015 年,全球將有 26 億人使用郵件。到 2019 年底,這一數字將達到 29 億以上。

儘管郵件用户量如此龐大,但不是所有人都能高效地利用郵件,以下就將介紹使用郵件常見的誤區。

誤區一:有些事情還是當面説比較好

在敲鍵盤之前,停下來想想你接下來寫的內容是情緒化的還是理性化的。如果這封郵件會引起情緒上的波動,那麼郵件這種方式並不適合。因為很多情感並不能通過郵件文字形式準確傳達。

誤區二:郵件主題含糊不清

收件方收到郵件時,首先映入眼簾的就是主題,如果主題不能引起收件人的注意,那麼對方有什麼理由點開它?主題應該點明郵件意圖,如果是他們轉發的,在主題中寫出來。

誤區三:抄送太多人 濫用「回覆所有」

工作團隊應該建立一套共同的準則,哪些人應該回郵件。比如,位於「收件人」一欄的人可以自主決定是否需要回復,而位於「抄送」一欄的人完全沒必要回復。還有回覆,慎點「回覆所有」,除非非常有必要。

誤區四:不打招呼,直切主題

如果在郵件的開頭沒有基本的禮貌用語,那麼就為整封郵件設下了不好的基調,尤其是與公司以外的人打交道,首次郵件一定要禮貌,熟絡之後就隨意。

誤區五:不檢查病句和錯別字

這個問題雖小,但是很能反映發件人的態度。如果連最基本的語句和漢子都不能寫對,那麼他人就無法對你的工作態度報以百分百的信任。

誤區六:郵件長篇大論

郵件不是你寫長篇小説的地方。一到兩個自然段足夠,將最最重要的信息寫出來即可。如果這封郵件確實要覆蓋較多的信息,那麼最好把字號調大一點,分條明晰地列出來。如果你做不到,那麼放棄郵件吧。

誤區七:寫清楚有何請求

對方沒有那個閒工夫去解讀你字裏行間的意義,在郵件中寫清楚這封郵件的目的是什麼,需要對方為你做哪些事情,千萬不要含糊不清!

誤區八:切忌踢皮球

如果同一封郵件來來回回三四次了,但是問題還是沒能解決,那麼果斷通電話或者面談,説不定十分鐘就搞定了!

文章來源:Fastcompany 由TECH2IPO/創見 陳剛編譯 首發於創見科技,轉載請註明出處。

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資料來源:TECH2IPO

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