利用 Adobe 免費的網上工具 提升在家工作時的工作效率

創科生活 於 16/02/2022 發表 收藏文章

在疫情持續的當下,大家又開始在家工作。不少企業員工均會利用 Gmail、Outlook、Google Hangouts、Zoom、Skype 等各種遙距通訊方式與同事及客戶聯繫,除此之外,還有哪些檔案協作工具,可以讓個人及團隊高效工作呢?

Adobe 早前發布的調查報告顯示,員工每週有三分之一的時間都在處理一些與檔案、表格、合同、付款和發票相關、簡單且具重複性的工作,其中,86% 的企業員工和 83% 的中小企管理人員認為這些任務成為了他們高效工作的阻礙,他們均期待能夠採用協助他們更快、更高效地完成工作的技術,91% 的受訪者更表示對Adobe Acrobat、Adobe Sign 這些有助提高其工作任務和流程效率的數碼工具感興趣。


使用 Acrobat 工具協作的小貼士
Adobe Acrobat Online 的拖放式檔案協作工具,可提升在辦公室或遙距工作時與客戶或團隊成員協作的能力,不僅節省時間,亦有助簡化工作流程及檔案管理。以下是採用 Adobe 解決方案提升中小企工作效率的一些小貼士:

一、從轉存至 PDF 開始,讓所有人同步工作
首先,將 Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Google 檔案或其他檔案類型轉存為 PDF,並上傳至雲端空間,讓團隊從構思到最終完成品的過程均在同一空間協作。

二、通過連結輕鬆共用文件
上傳至雲端後,即可生成連結,讓多個審核者在無需下載應用程式或登入Adobe 賬戶的前提下,在任何裝置及瀏覽器閱覽檔案。該連結作為檔案的單一來源,可確保所有團隊成員均在瀏覽最新版本的檔案。

三、善用評論功能實時溝通
便捷的評論功能是檔案管理的關鍵。作者及審閱者均可在檔案內提出問題、添加內容,甚至製作待辦清單。團隊成員均可以被授權添加評論並實時回覆其他評論,使用螢光標示、註解和標註工具新增注釋,或使用手繪工具添加線條、繪畫圓形或其他形狀。完成評論後,可直接在 Acrobat 內通知其他成員。

四、快速添加內容
在共享的 PDF 檔案快速添加新內容非常重要,無需轉存為 Microsoft Office 檔案,按下「編輯 PDF」即可直接編輯檔案內的文字、圖像或其他類型的檔案。用戶亦可以合併檔案,將多個 PDF 或不同類型的檔案合併為一個 PDF 檔案,方便日後管理及使用。

五、將紙本文件轉存為 PDF 檔案
使用免費的 Adobe Scan 流動應用程式即可將任何紙本文件轉換為 PDF。只需用手機拍攝紙本文件,即可將它轉存為可與客戶、團隊成員或合作夥伴協作的 PDF 檔案。在 Acrobat 應用程式打開包含掃描影像的 PDF 並點擊「編輯 PDF」,Acrobat 將自動應用光學字元識別 (OCR),將掃描的文件轉換為可編輯的、可搜尋的 PDF 副本,同時保留原始文件的外觀。


六、壓縮大型檔案
當團隊成員從大型數據集、PowerPoint 演示檔案、設計檔案及照片全部放入 PDF 後,可使用壓縮 PDF 工具縮小檔案大小,以避免建立一個需極長時間載入的大型檔案。

七、隨時隨地協作 PDF 檔案
在採用混合工作模式的時代,團隊成員不僅有機會使用不同的裝置協作,更有可能與來自其他時區的夥伴協作,因此隨時隨地協作檔案變得更為重要。Acrobat Reader 的網上工具及流動應用程式讓團隊成員可使用各種 Mac、PC 及流動裝置,在任何地方查看檔案、添加評論,或使用瀏覽器在 Acrobat 網上服務添加評論。使用 G Suite 的用戶更可適用於 Google Chrome 的擴充功能,更有效率地在瀏覽器為 PDF 檔案加上注釋、標記、填寫和簽署內容。

八、為敏感及機密內容加密
團隊成員亦可善用密碼保護工具,把含有敏感或機密內容的 PDF 檔案加密,並使用權限以防止檔案被複制、更改或列印。訂閱 Acrobat Pro DC 的用戶更可無限地使用更多功能,例如允許用戶隱藏 PDF 特定部分的 Redact 工具,以及安全地簽署、發送和追蹤檔案。

以上這些工具都可在登入後免費使用,在家工作的朋友使用來自可靠品牌的工具,不但能提升效率,也能確保資訊安全。

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